AI & Booking
Automatització de la reserva de cites d'ungles per WhatsApp per a un petit saló
Un assistent de reserves per WhatsApp per a un saló d'ungles que guia els clients des de «Vull fer-me les ungles» fins a una cita confirmada, triant el servei, la data i l'hora al mateix xat, en lloc d'esperar que la propietària respongui a mà.
- 14
- Serveis del saló configurats per a la reserva
- ~9.500
- Missatges de clients analitzats
- 24
- Preguntes habituals de clients cobertes
- Plataforma
Eines
- Niro AI Appointment Management
- WhatsApp Business
- Niro AI Knowledge Assistant
- Niro AI Human Assistance
- Niro AI Appointment Notifications
Resultat
Un petit saló d'ungles a Espanya, gestionat principalment per la seva propietària, rebia gairebé totes les reserves per WhatsApp. Els clients escrivien per demanar una manicura o una pedicura, i la propietària responia a mà entre clienta i clienta: oferia horaris, confirmava el servei i buscava les cites existents. Niro AI va implantar un assistent de reserves per WhatsApp que gestiona directament aquesta conversa: el client tria un servei d'ungles, selecciona una data i una hora disponible, i rep una confirmació clara en castellà. Les consultes que l'assistent no ha de respondre pel seu compte (com ara queixes, qüestions de salut o peticions de nail art personalitzat) es deriven a la propietària. La base de coneixement de l'assistent es va crear a partir de la llista de serveis publicada pel saló i de quatre anys de converses reals amb clients (juliol de 2022 – setembre de 2026), de manera que reflecteix com demanen cita realment els clients.
El repte
El saló ofereix una varietat de serveis d'ungles (manicures, acabats en gel i semipermanent, pedicures, retirada d'esmalt i reparació d'ungles), cadascun amb una durada diferent. Reservar-ne qualsevol depenia d'una sola persona que llegia i responia els missatges de WhatsApp mentre atenia les seves clientes. La propietària va explicar que les respostes podien trigar hores, que rebia un volum molt elevat de missatges i que no podia escoltar notes de veu ni atendre trucades mentre treballava. La pregunta més habitual dels clients era simplement «Quan és la meva cita?». La propietària descrivia respondre-la com una feina feixuga: «He de revisar dia per dia fins a trobar el teu nom». Al llarg de l'historial de converses, aquest mateix procés manual va provocar reserves perdudes o duplicades; per exemple, una clienta que mai no es va arribar a apuntar, o una altra reservada per error en dos dies diferents.
- Cada reserva requeria un intercanvi manual de missatges per WhatsApp, gestionat entre cita i cita
- Les respostes podien trigar hores, i les franges horàries lliures podien quedar ocupades per una altra persona abans que el client confirmés
- Consultar una cita existent implicava revisar el calendari dia per dia
- El registre manual provocava cites oblidades i reserves duplicades
- Els clients descrivien els serveis amb les seves pròpies paraules (per exemple, «manos», «pies» o «semi»), que calia associar al servei i a la durada de franja correctes
- Les peticions d'avís en cas de cancel·lació es gestionaven de manera informal i era fàcil oblidar-les
Objectius
- Permetre que els clients reservin una cita d'ungles per WhatsApp sense esperar que la propietària respongui
- Guiar els clients cap al servei adequat i, després, cap a una data i una hora disponibles
- Respondre a l'instant «Quan és la meva cita?» i les preguntes habituals sobre els serveis
- Enviar una confirmació clara per a cada reserva, en castellà i amb el to proper del saló
- Derivar a la propietària les converses delicades o no rutinàries en lloc de respondre-les automàticament
La solució
- 01
Flux de reserva guiat a WhatsApp
L'assistent utilitza la funcionalitat Appointment Management de Niro AI, que guia el client per una sèrie de passos de reserva dins del xat: selecció del servei, selecció de la data, franges horàries disponibles, dades del client i confirmació final. Per al saló, és el camí més senzill possible: triar un servei d'ungles → triar un dia → triar una hora → confirmar. Els clients també poden canviar o cancel·lar la cita en la mateixa conversa.
- Decisió clau
- Un flux de reserva breu i fix, pas a pas, a WhatsApp, el canal que els clients ja fan servir, en lloc de demanar-los que canviïn a una altra eina
- Resultat
- Un client pot passar del primer missatge a una cita d'ungles confirmada en una sola conversa, sense que la propietària hagi de deixar d'atendre una clienta.
- 02
Identificació del servei a partir del llenguatge real dels clients
La llista de serveis del saló (14 serveis amb les seves durades) es va incorporar a la base de coneixement de l'assistent, juntament amb les paraules que els clients fan servir realment. L'anàlisi de les converses va mostrar que els clients rarament utilitzen els noms del menú: «manos» o «uñas» vol dir una manicura, «pies» vol dir una pedicura i «manos y pies» vol dir totes dues, reservades com a dues cites consecutives. L'assistent utilitza aquesta correspondència per triar el servei i la durada de franja correctes, i pregunta quan una petició no és clara.
- Decisió clau
- Crear la base de coneixement a partir de converses reals, no només de la llista de preus
- Resultat
- Els clients poden demanar amb les seves pròpies paraules, inclosos termes catalans habituals, i igualment arribar al servei correcte.
- 03
Respostes instantànies a preguntes rutinàries
Mitjançant el Knowledge Assistant de Niro AI, l'assistent respon les preguntes recurrents detectades a les converses: la durada dels serveis, què inclou cada servei, com arribar al saló, les formes de pagament i què fer si es trenca una ungla. La base de coneixement inclou 24 patrons habituals de pregunta i resposta, redactats amb l'estil breu i proper de la propietària.
- Decisió clau
- Respondre en castellà, amb un to proper i informal que coincideixi amb la manera com el saló ja parla amb els clients
- Resultat
- Les preguntes rutinàries ja no queden pendents a la safata d'entrada de la propietària.
- 04
Confirmacions i derivació quan cal
Cada reserva acaba amb una confirmació explícita, perquè els clients de les converses deien que només se sentien tranquils un cop la reserva estava confirmada. La funcionalitat Appointment Notifications de Niro AI permet enviar confirmacions i recordatoris de les cites reservades. Per a les converses que requereixen una persona (queixes sobre la feina feta, preguntes de salut o sobre l'estat de les ungles, fotos de nail art, peticions de preus o descomptes, o missatges personals), l'assistent utilitza la funcionalitat Human Assistance de Niro AI per passar el xat a la propietària.
- Decisió clau
- Automatitzar el procés rutinari de reserva; derivar sempre els temes delicats a una persona
- Resultat
- Els clients reben una resposta clara a cada reserva, i la propietària manté el control de les converses que requereixen el seu criteri.
Resultats
- 14
- Serveis del saló configurats per a la reserva, amb les seves durades
- ~9.500
- Missatges de clients analitzats de 10 historials de converses de WhatsApp (2022–2026)
- 24
- Preguntes habituals de clients cobertes amb respostes preparades
- 8
- Tipus de converses derivades a la propietària en lloc de respondre-les automàticament
Idees clau
- Les converses reals amb clients són la millor font de coneixement per a un assistent de reserves, ja que els clients rarament utilitzen els noms oficials dels serveis
- El calendari de reserves, i no l'historial de xat, ha de ser l'única font fiable de disponibilitat i de cites
- Una confirmació breu i explícita és tan important com la mateixa reserva per a la confiança dels clients
- Saber què no s'ha d'automatitzar (queixes, preguntes de salut, missatges personals) forma part d'una bona experiència de reserva
Conclusió
Aquest projecte va demostrar que fins i tot la reserva més senzilla, un client que demana una manicura, implica més anades i vingudes del que sembla quan es gestiona a mà per WhatsApp. En guiar els clients per un flux breu de servei → data → hora → confirmació, i en basar l'assistent en les converses reals del saló, Niro AI converteix un procés manual, missatge a missatge, en una experiència de reserva clara i autònoma, tot mantenint la propietària al corrent de tot el que requereix un tracte personal. Encara no es disposa de dades de rendiment posteriors al llançament (per exemple, temps estalviat o nombre de reserves automatitzades). Les mètriques mostrades descriuen la feina feta; els beneficis esperats es descriuen de manera qualitativa. Beneficis esperats: - Els clients poden reservar un servei d'ungles per WhatsApp en qualsevol moment, sense esperar una resposta - Les cites existents es poden consultar a l'instant, en lloc de buscar-les dia per dia - Cada reserva rep una confirmació explícita, cosa que redueix la incertesa dels clients - La propietària dedica menys temps als missatges rutinaris de reserves i més temps a les seves clientes